Quy định, nội quy kho lưu trữ tài liệu hồ sơ mới nhất 2023

Tài liệu luôn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp, đặc biệt là trong quá trình phát triển và mở rộng. Vì vậy, việc sở hữu một hệ thống lưu trữ tài liệu hiệu quả là điều cần thiết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về quy định, nội quy kho lưu trữ tài liệu hồ sơ tại MSA nhé.

Đặc điểm của kho lưu trữ tài liệu hồ sơ

Việc lưu trữ hồ sơ trong mỗi doanh nghiệp sẽ tăng lên nhanh chóng theo quy mô và thời gian hoạt động của công ty. Sử dụng các kho tài liệu chuyên biệt có thể giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề gánh nặng lưu trữ một cách hiệu quả hơn, tối ưu hóa không gian và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc sắp xếp và truy xuất các văn bản và giấy tờ công việc.

Các kho lưu trữ tài liệu chuyên biệt thường có những đặc điểm cơ bản như sau:

• Vị trí trung tâm: Kho thường được đặt ở vị trí trung tâm, gần các cửa ngõ để thuận tiện vận chuyển khi cần thiết.
• Diện tích đủ lớn: Đảm bảo có đủ diện tích để lưu trữ hồ sơ và tài liệu.
• Quy trình sắp xếp: Tại kho, giấy tờ và tài liệu được đóng gói và sắp xếp theo các quy trình phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Điều kiện bảo quản: Nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng luôn được kiểm soát để đảm bảo rằng hồ sơ không bị hư hỏng hoặc bị ẩm mốc.
• Phân loại và phòng chức năng: Kho lớn có thể được chia thành nhiều kho nhỏ để phân loại hồ sơ và tài liệu, phục vụ các phòng chức năng riêng biệt.
• An toàn: Kho được trang bị đầy đủ các thiết bị an toàn và phòng cháy, chữa cháy.
• Thiết kế lối đi: Lối đi và hành lang trong kho được thiết kế rộng rãi để thuận tiện cho việc di chuyển và truy cập tới các kệ lưu trữ.

Một số nội quy kho lưu trữ tài liệu hồ sơ

Những quy định quan trọng áp dụng tại kho lưu trữ hồ sơ bao gồm:

Nội dung áp dụng cho nhân viên

Quy định đối với nhân viên kho:

• Tính trung thực: Người thủ kho và nhân viên dưới quyền phải đảm bảo tính trung thực trong việc quản lý, báo cáo về tài liệu và hồ sơ trong kho.
• Tác phong chuyên nghiệp: Mọi nhân viên cần duy trì tác phong chỉnh tề, tuân thủ quy định về trang phục và giờ làm việc.
• Thái độ làm việc: Mọi nhân viên cần thể hiện thái độ làm việc chuyên nghiệp và lịch sự.
• Hạn chế hoạt động không liên quan: Không được tụ tập nhậu nhẹt hoặc ăn uống trong kho.

Quy định về công việc xuất nhập khẩu tài liệu trong kho

Quy định về công việc xuất nhập tài liệu và hồ sơ:

• Tuân thủ quy tắc: Tất cả công việc xuất nhập tài liệu phải tuân thủ theo quy tắc do cấp trên đề ra.
• Kiểm tra thường xuyên: Cần thường xuyên kiểm tra để đảm bảo tài liệu trong kho luôn ở trong tình trạng tốt nhất và không bị hỏng do yếu tố ngoại cảnh.
• Ghi chép số liệu: Mọi giao dịch xuất nhập phải được ghi chép trên sổ kho để làm dữ liệu báo cáo và so sánh với thực tế.
• Chữ ký và bảo quản: Giấy tờ xuất nhập phải được ký xác nhận bởi người phụ trách giao nhận và chữ ký của thủ kho, và giữ cẩn thận để sử dụng làm dữ liệu báo cáo cấp trên.

Quy định về an toàn trong kho

Quy định về an toàn:

• Ưu tiên an toàn: An toàn trong kho lưu trữ tài liệu luôn được ưu tiên hàng đầu.
• Cháy nổ: Phải tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc về an toàn cháy nổ và phòng cháy chữa cháy trong kho xưởng.
• Hạn chế hoạt động không an toàn: Không được hút thuốc, sử dụng rượu bia hoặc vứt đồ ăn bừa bãi trong kho.
• Sắp xếp hồ sơ: Tài liệu trong kho phải được sắp xếp khoa học và theo thứ tự, đặt ở đúng vị trí quy định.
• Di dời hồ sơ: Nhân viên kho không được tự ý di dời hồ sơ mà phải tuân thủ chỉ đạo từ thủ kho và ban lãnh đạo cấp trên.
• Kiểm tra trước khi ra về: Khi ra về, cần kiểm tra kỹ mọi khu vực trong kho để đảm bảo an toàn về cháy nổ, tắt các thiết bị sử dụng điện không cần thiết để tiết kiệm điện năng.

Quy định về vệ sinh

Quy định về vệ sinh kho xưởng:

• Giữ vệ sinh chung: Tất cả nhân viên làm việc trong kho xưởng phải tuân thủ quy định về giữ gìn vệ sinh chung.
• Thực hiện tốt quy định 5S kho xưởng: Sort (Sàng lọc), Shine (Sạch sẽ), Set (Sắp xếp), Standardize (Săn sóc), Sustain (Sẵn sàng).
• Dọn dẹp và sắp xếp: Cần dọn dẹp và sắp xếp tài liệu, hồ sơ để ngăn nắp và đúng vị trí quy định.

Quy định về phòng cháy chữa cháy

Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện ddeer đảm bảo an toàn về điện trong kho, trang bị hệ thống báo cháy, chữa cháy theo tiêu chuẩn quy định. Nghiêm cấm hút thuốc, sử dụng rượu bí, đồ ăn trong kho