Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu uy tín, chuyên nghiệp

Với sự phát triển như hiện nay, dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ, kho lưu trữ tài liệu,  đã ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và bảo quản các loại tài liệu. Bởi các công ty càng lớn thì sở hữu số lượng văn bản và hồ sơ càng nhiều. Nếu không có phương pháp xử lý tối ưu sẽ dẫn đến những khó khăn trong quá trình hoạt động và vận hành. Dịch vụ kho lưu trữ MSA đã được nhiều đơn vị ưu tiên sử dụng bởi những ưu điểm tuyệt vời và đặc biệt là khả năng sử dụng như một kho tài liệu để bảo mật hồ sơ vượt trội với những quy định lưu trữ hồ sơ kỹ càng, giúp quý khách hàng tiết kiệm được chi phí, đồng thời vận hành kho một cách hiệu quả, đơn giản nhất.

Khái niệm về kho lưu trữ tài liệu, kho lưu trữ hồ sơ

Hiện nay, kho lưu trữ tài liệu là nơi cất giữ những tập hồ sơ, tài liệu nhằm phục vụ cho mục đích khác nhau của các doanh nghiệp. Dịch vụ này sẽ hỗ trợ các công ty trong việc bố trí và sắp xếp tài liệu một cách ngăn nắp, khoa học. Từ đó mang tới sự thuận tiện cho quá trình tìm kiếm và truy xuất giấy tờ khi cần thiết.

Ưu điểm của kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Những ưu điểm đặc biệt khi tìm kho lưu trữ tài liệu hồ sơ

• Diện tích kho rộng rãi, trái ngược với việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tại công ty sẽ gây ra tình trạng ùn ứ, quá tải hồ sơ, tài liệu.
• Có thùng đựng hồ sơ chuyên dụng cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu.
• Sử dụng dịch vụ kho lưu trữ hồ sơ giúp bảo mật được thông tin tài liệu hồ sơ.
• Xuất nhập hãy kiểm tra hồ sơ tài liệu đơn giản, báo cáo tình trạng hàng tồn mỗi kỳ.
• Dịch vụ cho thuê kho để tài liệu mỗi tháng còn tiến hành xử lý mối mọt, côn trùng, giúp đảm bảo quá trình lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp được hiệu quả, an toàn nhất.

Thuê kho để phục vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu hiện nay là việc làm cần thiết đối với các tổ chức, doanh nghiệp bởi số lượng hồ sơ, tài liệu phát sinh ngày càng lớn kéo theo việc cất giữ bảo quản chúng phục vụ quá trình trích xuất tra cứu sau này càng phức tạp.

Vai trò của kho tài liệu đối với doanh nghiệp

Với số lượng giấy tờ, hồ sơ tài liệu tăng cao hàng năm, các doanh nghiệp luôn phải “đau đầu” tìm kiếm giải pháp xử lý chúng một cách gọn gàng và hợp lý. Do đó, sử dụng kho tài liệu để lưu trữ đã trở thành sự lựa chọn số 1 bởi những lợi ích, vai trò của nó mang lại. Hữu Toàn Logistics sẽ giúp các bạn biết rõ về những vai trò, lợi ích khi sử dụng dịch vụ kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu dưới đây.

Giúp doanh nghiệp giải phóng không gian làm việc

Khi sử dụng dịch vụ cho thuê kho để tài liệu thì toàn bộ hồ sơ, giấy tờ đều được đóng thùng gọn gàng và chuyển đến khu vực nhà kho lưu trữ. Vì vậy, không gian văn phòng sẽ được giải phóng triệt để và trở nên thoáng đãng. Từ đó, nhân viên có thể nâng cao hiệu quả công việc, giảm bớt sự choáng ngợp giấy tờ như trước đó và dễ dàng tìm kiếm tài liệu khi cần.

Tiết kiệm tối đa nguồn ngân sách, thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp

So với phương pháp cất trữ truyền thống, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đáng kể ngân sách khi sử dụng dịch vụ kho lưu trữ hồ sơ trọn gói hay cho thuê kho bãi TPHCM. Bên cạnh đó, các công ty cũng không cần bỏ ra nguồn chi phí “khổng lồ” để xây dựng nhà kho riêng, mua sắm trang thiết bị, thuê bảo vệ, quản lý.

Đồng thời, việc sử dụng dịch vụ cho thuê kho xưởng để lưu trữ hồ sơ còn giúp cắt giảm gánh nặng trong vấn đề vận chuyển, bảo quản, kiểm kê và bảo đảm an ninh cho giấy tờ. Điều này sẽ hỗ trợ các công ty tiết kiệm đáng kể thời gian và có thể tập trung đầu tư cho những chiến lược kinh doanh trong tương lai.

Quản lý giấy tờ, hồ sơ hiệu quả hơn phương pháp truyền thống

Các đơn vị cung cấp kho lưu trữ hàng hóa sẽ có biện pháp bảo quản hồ sơ của doanh nghiệp một cách khoa học nhất. Bạn có thể dễ dàng kiểm soát, xác định các loại tài liệu và dễ dàng lấy ra trong “nháy mắt” khi cần sử dụng. Ngoài ra, dịch vụ này còn báo cáo thường xuyên về số lượng hồ sơ đang lưu trữ trong kho, để doanh nghiệp có thể nắm bắt và tiêu hủy những loại giấy tờ hết thời hạn.

Đảm bảo an toàn tối đa

Các kho tài liệu sẽ được phun thuốc khử mối mọt và côn trùng định kỳ. Đồng thời, nhà kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu cũng được đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về độ ẩm không khí, an toàn phòng cháy chữa cháy và an ninh bảo mật. Chính vì vậy, tất cả hồ sơ, tài liệu đều được bảo vệ trước sự tác động của những yếu tố nó khách quan. Cùng với đó, doanh nghiệp cũng được bảo đảm quyền lợi khi xảy ra những sự cố không mong muốn.

Một số quy định của kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu hiện nay

Theo quy định của Nhà nước cho các đơn vị cho thuê kho, kho lưu trữ tài liệu của các doanh nghiệp cần phải đáp ứng những nội quy khắt khe về quy mô, bảo mật và an toàn cháy nổ. Trong đó, các quy định chi tiết khi tìm kho lưu trữ tài liệu gồm có:

Nội quy kho lưu trữ cho nhân sự làm việc trong nhà kho lưu trữ hồ sơ

Đây là những đối tượng trực tiếp tiếp cận và có trách nhiệm bảo vệ hồ sơ cho khách hàng. Chính vì vậy, nội quy đối với nhân sự bao gồm những vấn đề như sau: 

• Người giữ trọng trách thủ kho và nhân viên dưới quyền phải có thái độ trung thực trong việc quản lý, báo cáo tình trạng hồ sơ trong kho theo định kỳ.
• Tác phong và thái độ làm việc chuyên nghiệp, lịch sự. Trang phục luôn chỉnh tề, đúng theo quy định và bảo đảm đi làm đúng giờ.
• Quy định kho lưu trữ hồ sơ yêu cầu nhân viên không hút thuốc, tàng trữ các chất cháy nổ và chất cấm trong khu vực nhà kho. 
• Thường xuyên theo dõi camera an ninh để nhanh chóng phát hiện những vấn đề phát sinh như: Trộm cắp, cháy nổ…
• Nhân sự trong kho không được tự ý di dời tài liệu, tác động hoặc làm xáo trộn các vị trí. Trong trường hợp bắt buộc phải di dời thì phải báo cáo và chờ sự chấp thuận của ban lãnh đạo.

Nội quy xuất nhập giấy tờ và tài liệu trong kho lưu trữ

Quy trình xuất nhập hồ sơ là bước quan trọng và cần được giám sát nghiêm ngặt từ A đến Z. Do đó, người làm nhiệm vụ thực hiện hoạt động này cần tuân thủ các quy định bao gồm:

• Tuân thủ và thực hiện công tác xuất nhập tài liệu cho khách hàng theo đúng hợp đồng đã đề ra.
• Quy định kho lưu trữ hồ sơ yêu cầu nhân viên thường xuyên túc trực, giám sát để đảm bảo tài liệu trong kho luôn ở trạng thái tốt nhất, đảm bảo không hư hại do ảnh hưởng từ ngoại cảnh như mối mọt hoặc thời tiết…
• Luôn kiểm tra, ghi chép lại các số liệu trên kho để thực hiện báo cáo và so sánh thực tế vào cuối ngày.
• Giấy tờ xuất nhập hồ sơ cần có chữ ký xác nhận hoặc dấu đỏ của người phụ trách giao nhận và quản lý kho lưu trữ tài liệu. Các loại giấy tờ liên quan khác phải được bảo quản kỹ lưỡng để báo cáo lên cấp trên theo định kỳ.

Quy định về việc đảm bảo an toàn trong kho lưu trữ hồ sơ

Toàn bộ tài liệu trong kho của doanh nghiệp đều phải được đảm bảo an toàn tuyệt đối và đặt vấn đề an ninh lên hàng đầu. Để thực hiện tốt điều này, các đơn vị cho thuê nhà kho cần đáp ứng đầy đủ những nội quy như sau:

• Đặc biệt quan tâm tới vấn đề an toàn cháy nổ và tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho xưởng.
• Nội quy kho lưu trữ tài liệu cơ quan quy định, hồ sơ của khách hàng trong kho cần được sắp xếp đúng thứ tự và đảm bảo khoa học, để việc truy xuất tìm kiếm có thể diễn ra dễ dàng, nhanh chóng.
• Trước khi ra về, nhân viên trực kho cần kiểm tra kỹ mọi ngóc ngách và ngắt các thiết bị điện không cần thiết để đảm bảo an toàn về cháy nổ.
• Khi ra vào kho, nhân viên cần xuất trình thẻ để ngăn chặn các đối tượng lạ mặt trà trộn với mục đích trộm cắp và phá hoại.